Bløde værdier som “ordentlighed” er svære at evaluere på i offentlige udbud, men de er en væsentlig faktor i forhold til succes’en i alle IT-projekter – små som store. Lad os gøre det langt nemmere med en smiley-ordning.
Når pris vægter højest
De offentlige myndigheder skal bruge skattekronerne fornuftigt og få mest muligt for pengene. Udbudsreglerne forsøger at tage højde for, at det ikke kun er prisen, der tæller, men netop ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Det vil sige dét, hvor man får mest kvalitet for pengene. Myndigheden vælger vægtningen mellem vurderingskriterierne, men prisen betyder altid noget – og ofte ret meget.
Desværre er det meget sjældent, at en kvalitetsfaktor som ”samarbejdsorganisation” tæller mere end 10 % i tilbudsevalueringen. Og fair nok – det er også meget vanskeligt at vurdere en leverandør ud fra egen beskrivelse af sin samarbejdsorganisation.
En leverandørs ordentlighed udtrykkes blandt andet i holdninger og værdier, som er elementer, kunderne først får en rigtig fornemmelse af efter at have gennemført et projekt sammen.
En model, der tager højde for ordentlighed
Hvordan kan vi hjælpe hinanden med at etablere en model, der giver myndighederne mulighed for at tage højde for leverandørernes ordentlighed i offentlige udbud?
- En smiley-ordning for IT-leverandører har tidligere været drøftet. Det vil for mig at se være en interessant løsning, idet der naturligvis er nogle overvejelser, der skal tages alvorligt, såsom:
Hvem skal f.eks. tildele smileys til givne leverandører - Statens IT-råd, styregruppeformanden, projektlederen eller brugeren? - Skal smileys ”udløbe” efter en given periode, så de skal holdes ved lige?
- Hvordan sikrer vi, at én dårlig smiley giver anledning til forbedring næste gang, men ikke evig udelukkelse?
Vælg leverandør ud fra konkurrenceprisen eller smileyprisen
Uanset hvordan man vælger at konstruere en smiley-ordning, bør den bruges som en fast del i offentlige udbud. Forstil dig, at alle leverandører bliver bedt om at byde ind med to priser: En ”konkurrencepris” og en ”smileypris”.
Konkurrenceprisen er den laveste pris, leverandøren vil tilbyde for at levere det udbudte projekt med overholdelse af alle kontraktuelle krav – og ikke andet. Alle ændringer må forventes at have en merpris, der lægges oveni den oprindelige kontraktsum. Herunder penge for arbejdet med at håndtere eventuelle ændringer.
Smileyprisen er den pris, som leverandøren skal have for at agere i projektet på en sådan måde, at man tør bede kunden om at give en smiley for projekt og samarbejde, når leverancen er overstået. Med smileyprisen har leverandøren angivet den pris, som de kan være en ”ordentlig” leverandør indenfor.
Smileyprisen er ikke en ”all inclusive”, hvor kunden kan få en masse nye idéer undervejs og ændre på en masse, uden det koster ekstra. Sådan en opgave kan ingen sætte en realistisk pris på. Smileyprisen er en pris, hvor leverandøren har økonomisk luft i projektet til at sætte begge parters fælles succes i første række og kontraktuelle termer i anden række.
Smileyprisen i et givent tilbud bør altid vægtes op imod leverandørens smiley. En sur smiley forøger den evalueringstekniske smileypris, mens en glad smiley formindsker den evalueringstekniske smileypris, hvilket gør det til en konkurrencemæssig fordel at blive tildelt en glad smiley.
Skal leverandøren vælges ud fra konkurrenceprisen eller smileyprisen?
Hvis kunden vælger en leverandør ud fra deres konkurrencepris, har de ikke adgang til at tildele leverandøren en smiley efter endt leverance. Hvis kunden derimod vælger en leverandør ud fra smileyprisen, har de mulighed for at tildele leverandøren en smiley, fx undervejs og ved afslutningen af projektet.
Fordelene ved at vælge ud fra smiley-prisen
Jeg ved, at vi er mange leverandører, som gerne vil være ”smiley-leverandører” i stedet for ”konkurrence-leverandører”. Min oplevelse er, at når vi forsøger at byde ind med smiley-prisen for at være en ”ordentlig” leverandør, så er der altid mindst én ”konkurrence-leverandør”, som byder så lavt, at enhver fordel, vi andre måtte have på kvaliteten, ikke kan opveje den meget lave pris.
Hvad får man ekstra for smiley-prisen?
- En leverandør med fokus på at blive en succes sammen med kunden - og ikke bare blive en succes for kundens penge.
- En leverandør, som også har overskud og råd til at tage sig godt af sine medarbejdere, så de er motiverede og ikke skifter job og forlader projektet.
- En leverandør, man tør være innovativ sammen med – også selvom man godt ved, at det kommer til at betyde ændringsanmodninger, fordi man har tillid til, at leverandøren gør sig umage med at finde den bedste vej for begge parter.
- En lavere totalomkostning, fordi man tør tage de modige beslutninger undervejs og tidligt i projektet, som bringer projektet succesfuldt i mål. Måske til en merpris i forhold til det oprindelige budget, men formentlig til en langt lavere merpris, end hvis man arbejder sammen med en ”konkurrence-leverandør”.
- En leverandør, der bedre kan efterleve sine egne holdninger og værdier og dermed i sidste ende levere mest kvalitet for pengene.
Jo mere agilt, jo mere smiley og “ordentlig” konkurrence
Dagens IT-landskab har for længst set værdien i at arbejde agilt (vi tillader, at vi bliver klogere i takt med projektets udvikling). For at skabe plads til agilitet, når nye ideer opstår, er det kun endnu vigtigere at arbejde sammen med en leverandør, der arbejder med en sund projektøkonomi.
Med en maksimalt presset projektøkonomi kan en agil ændring betyde, at den sidste stump overskud i projektet forsvinder, hvilket ikke er sundt for samarbejdet. Er der derimod lidt luft i leverandørens projektøkonomi, kan leverandøren bedre udleve de sunde holdninger og værdier. Ordentlighed betaler sig, fordi det giver glade smileys, som danner grundlag for næste ordretildeling på smileyprisen.
Lad os endelig konkurrere – det er sundt, holder os alle på tæerne og tvinger os til at levere de mest kvalificerede tilbud. Men lad os konkurrere på både konkurrenceprisen og smileyprisen, hvis vi ønsker, at ordentlighed skal vægte højere i valget af IT-leverandør.
Det første spadestik er at få oprettet en decideret smileyordning, hvor myndighederne kan se de tildelte smiley’er.
|
Michael MadvigSenior Account Executive |