Udskiftning af centrale kildesystemer

Copenhagen Business School er Danmarks største uddannelses- og forskningsinstitution inden for samfundsvidenskab og erhvervsøkonomi med ca. 20.000 studerende og 1500 medarbejdere. Til at understøtte CBS’ beslutningstagnings- og udviklingsprocesser udstiller afdelingen Business Information & Analytics data og rapporter til ca. 1.500 Power BI-brugere, som bidrager til at sikre den tværgående sammenhæng i data og processer i organisationen.

CBS havde i flere år ønsket at opgradere deres økonomi- og forretningssystem til Navision Stat, som er det statslige decentrale økonomistyringssystem. Før dette ønske kunne realiseres, var der dog behov for en større tilpasning og udskiftning af deres systemer samt BI-fundament. Opgraderingen til Navision Stat medvirkede nemlig en udskiftning af fem af CBS’ helt centrale kildesystemer, som var afhængige af hinanden og derfor skulle opgraderes på samme tid.

”Et af succeskriterierne var, at vi skulle afrapportere relativt hurtigt, efter vi gik i luften med projektet. Så vi kunne ikke vente på, at løsningen faldt på plads, og at alle kildesystemer blev implementeret, før vi kunne begynde at udvikle rapporteringsløsningen. Derfor var det nødvendigt at have twoday med; så der hele tiden blev udviklet i takt med, at det resterende projekt bevægede sig fremad”, fortæller Kristian Dyhr, CFO i CBS.

Teknisk migreringsprojekt blev til forretningsudvikling

twoday fik til opgave at hjælpe med at migrere CBS’ eksisterende BI-løsning til ny løsning, men det blev hurtigt tydeligt, at der var en del ubekendte, som skulle afklares, før der for alvor kunne sættes skub i projektet:

”Det var ikke muligt at arbejde op mod deadlines, fordi der var så meget, som skulle afklares undervejs. Vi blev derfor enige med twoday om at arbejde med bevidstheden om at holde scenarier åbne og velkomme alle ændringer. Det var på mange måder en iterativ proces”, fortæller Mette Dybkjær, Teamchef, Business Information & Analytics i CBS.

Opgraderingen af deres kildesystemer inkluderede bl.a. en opdatering af følgende dataområder:

• Regnskab- og økonomistyring
• Budgettering
• Sagsstyring
• Kursistbetalinger
• Ressourcestyring
• Løn allokering/opfølgning

Fordi kildesystemerne var så centrale, udviklede projektet sig hurtigt fra at være et teknisk migreringsprojekt til også at indeholde en del forretningsudvikling. Udover twoday var der tre andre konsulenthuse tilknyttet CBS, som på samme tid byggede på hver deres kildesystem. Der var derfor et stort behov for at se tingene på tværs af processer og afdelinger:

”twoday var gode til at styre dialogen frem mod resultatet med de andre eksterne konsulenter. De var meget rettet mod at få slutløsningen i mål. De er ikke kun tekniske håndværkere, men har også forretningsvendte kompetencer, så der bliver tolket mellem programmører og forretningen”, fortæller Kristian Dyhr.

Der opstod et tæt samarbejde mellem CBS og twoday med ugentlige møder med stor transparens fra begge parter, hvor udfordringer og fremskridt kunne drøftes. Alle projektets leverancer blev timeboxet med to ugers udvikling efterfulgt af 1 uges test. På den måde blev der konstant leveret bidder af projektet til CBS under hele udviklingsprocessen.